Dokument

Polityka Prywatności

Ostatnia aktualizacja: 14 września 2026 · wersja przedpremierowa — obowiązuje od dnia uruchomienia usługi

Niniejsza Polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z korzystaniem z aplikacji Ctrlable Access oraz systemu kontroli dostępu Ctrlable Node, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej i jakie prawa Ci przysługują — zgodnie z RODO (rozporządzenie UE 2016/679).

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest CTRLABLE Tomasz Plewka, ul. Józefa Franciszka Buhla 11a/2, 45-626 Opole, NIP 7543381955 (dalej „Administrator", „my").

Kontakt w sprawach danych osobowych:

e-mail: node@ctrlable.pl
telefon: 696 088 602

Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych — we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych możesz kontaktować się bezpośrednio pod powyższymi danymi.

Role: administrator i podmiot przetwarzający

W odniesieniu do danych Konta (adres e-mail, hasło, ustawienia, pakiet) jesteśmy administratorem. W odniesieniu do danych użytkowników przepustek i rejestru wejść (nazwy nadane kartom i PIN-om, historia wejść) administratorem jest Właściciel obiektu, który te dane wprowadza i decyduje o celu ich przetwarzania (np. kontrola dostępu do domu, biura, wynajmowanego lokalu), a my przetwarzamy je na jego zlecenie jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO), w zakresie opisanym w Regulaminie. Jeżeli Właściciel wykorzystuje rejestr wejść wobec pracowników, obowiązki informacyjne wobec nich spoczywają na Właścicielu.

2. Jakie dane zbieramy

Zakres danych zależy od tego, jak korzystasz z systemu. Przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do świadczenia usługi kontroli dostępu:

Kategoria	Dane
Konto	Adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanego skrótu — bcrypt, nigdy jawnie), status weryfikacji adresu e-mail, data i fakt akceptacji Regulaminu i Polityki Prywatności, dane pakietu usługi (poziom, data ważności, historia aktywowanych kodów).
Urządzenia (centralki)	Nazwa urządzenia, adres sprzętowy (MAC), lokalny adres IP, wersja oprogramowania, status i czas ostatniej łączności, ustawienia (np. czas auto-blokady), skrót indywidualnego klucza urządzenia. Przy zmianie sieci Wi-Fi z Aplikacji: nazwa i hasło sieci przekazywane centralce przez serwer (przechowywane do 7 dni po potwierdzeniu odbioru).
Diagnostyka centralki	Raporty self-testu i serwisowe: wersja oprogramowania, siła sygnału Wi-Fi, czas pracy, stan pamięci, powód ostatniego restartu, liczba zapisanych kart, wyniki testów podzespołów; w raporcie serwisowym także lista kart z nadanymi nazwami.
Uprawnienia dostępu	Kody PIN (przechowywane wyłącznie jako skrót bcrypt), identyfikatory kart/breloków RFID (UID), nazwy nadane użytkownikom przepustek, harmonogramy i daty ważności.
Rejestr zdarzeń	Historia wejść i prób dostępu (data, godzina, metoda, wynik, nazwa użytkownika/przepustki), zdarzenia bezpieczeństwa i serwisowe.
Współadministrowanie	Adresy e-mail osób zapraszanych do zarządzania urządzeniem oraz relacje udostępnień między kontami.
Powiadomienia	Token powiadomień push (identyfikator urządzenia mobilnego w usłudze Expo), Twoje preferencje powiadomień oraz treść wysyłanych powiadomień (np. nazwa użytkownika przepustki, nazwa centralki, adres IP nieudanej próby logowania).
Dane techniczne	Adres IP łączącego się urządzenia oraz zapisy w logach serwera (adres IP każdego żądania, adres e-mail przy rejestracji i próbach logowania), tworzone w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ograniczenia nadużyć.

Nie zbieramy danych szczególnych kategorii (np. danych biometrycznych) — karta RFID i PIN są traktowane jako identyfikatory dostępu, nie jako dane biometryczne.

Tryb offline

Centralka może pracować bez Konta i bez połączenia z serwerem („tryb offline"). W tym trybie nie łączy się z siecią Wi-Fi ani z serwerem Administratora, nie prowadzi rejestru wejść, a dane kart przechowuje wyłącznie we własnej pamięci; konfiguracja odbywa się przez lokalną sieć centralki zabezpieczoną WPA2 i hasłem lokalnym. W trybie offline żadne dane nie opuszczają Urządzenia, a niniejsza Polityka ma zastosowanie wyłącznie do trybu online i do strony internetowej.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Świadczenie usługi (założenie konta, zarządzanie urządzeniami, nadawanie dostępu, otwieranie drzwi) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
Rejestr wejść i zdarzeń oraz bezpieczeństwo systemu (wykrywanie nadużyć, ograniczanie liczby prób, ochrona przed nieautoryzowanym dostępem) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora oraz właściciela obiektu polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa).
Powiadomienia push o zdarzeniach — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda, którą możesz w każdej chwili wycofać w ustawieniach aplikacji).
Wiadomości o usłudze (weryfikacja adresu e-mail, kody jednorazowe, zaproszenia, przypomnienia o zbliżającym się końcu pakietu i o zaplanowanym usunięciu nieaktywnych przepustek) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Kontakt i obsługa zgłoszeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w postaci komunikacji z użytkownikiem).
Obowiązki prawne (np. podatkowe, rozpatrywanie reklamacji) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane Konta, Urządzeń, uprawnień i rejestru wejść przechowywane są na własnym serwerze Administratora zlokalizowanym w Polsce (nie w obiekcie klienta), z którym Aplikacja i centralki łączą się wyłącznie szyfrowanym połączeniem. Nie są udostępniane w celach marketingowych. Wiadomości systemowe (weryfikacja e-mail, reset hasła, zaproszenia, przypomnienia) wysyłane są z adresu node@ctrlable.pl przez serwer pocztowy Administratora, z wykorzystaniem serwera przekaźnikowego OVH.

Dostawca usługi powiadomień push i aktualizacji aplikacji (Expo, w tym Expo Application Services, oraz odpowiednio Apple APNs i Google FCM) — w celu dostarczenia powiadomień (wraz z ich treścią) na Twój telefon oraz dostarczania aktualizacji Aplikacji; przy sprawdzaniu aktualizacji przekazywane są dane techniczne Aplikacji i urządzenia mobilnego.
OVH — utrzymanie domeny i strony internetowej oraz przekaźnik poczty wychodzącej (treść wiadomości systemowych przechodzi przez serwery OVH w UE).
Publiczne serwery czasu (pool.ntp.org) — centralka w trybie online synchronizuje zegar; przekazywany jest wyłącznie publiczny adres IP sieci, w której pracuje.
GitHub — serwer Administratora pobiera stamtąd pliki aktualizacji oprogramowania centralek; nie są przy tym przekazywane żadne dane użytkowników.
Google Ireland Ltd. (Gmail) — wyłącznie jako dostawca skrzynki serwisowej Administratora, na którą trafiają zaproszenia serwisowe (zob. „Dostęp serwisowy" poniżej).

Poza powyższymi, niezbędnymi do działania usługi, nie korzystamy z innych podmiotów przetwarzających ani nie udostępniamy danych podmiotom trzecim.

Nie sprzedajemy Twoich danych. Możemy je udostępnić uprawnionym organom, jeżeli wynika to z obowiązujących przepisów.

Dostęp serwisowy Administratora

W ramach wsparcia technicznego i serwisu gwarancyjnego Właściciel Urządzenia może zaprosić konto serwisowe Administratora (ctrlablenode@gmail.com) jako współadministratora swojego Urządzenia. Dostęp ten:

powstaje wyłącznie na zaproszenie Właściciela, nigdy automatycznie, i wygasa samoczynnie po 48 godzinach; Właściciel może odebrać go wcześniej w każdej chwili;
obejmuje, w zakresie danego Urządzenia: rejestr zdarzeń, listę użytkowników (nazwy przypisane do kart i PIN-ów), stan i ustawienia Urządzenia oraz możliwość zdalnego otwarcia przejścia — w takim samym zakresie, jak każdy współadministrator;
czynności rozszerzone (test przekaźnika, restart Urządzenia, raport diagnostyczny zawierający pełną listę kart) wymagają dodatkowo wpisania kodu wyświetlanego na ekranie Urządzenia, czyli obecności osoby na miejscu;
każda sesja serwisowa i każde działanie w jej trakcie są zapisywane w rejestrze Urządzenia, a Właściciel otrzymuje powiadomienie o jej rozpoczęciu i zakończeniu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy serwisowej lub gwarancyjnej). W odniesieniu do danych użytkowników przepustek (osób, którym Właściciel nadał karty lub PIN-y) Administrator działa na zlecenie Właściciela obiektu i w zakresie przez niego określonym. Wiadomość z zaproszeniem serwisowym, zawierająca nazwę Urządzenia i adres e-mail Właściciela, trafia na skrzynkę serwisową prowadzoną w usłudze Gmail. Raporty diagnostyczne Urządzenia przechowywane są przez 30 dni.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dane przetwarzamy w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Korzystanie z usług powiadomień push i aktualizacji aplikacji (Apple, Google, Expo) wiąże się z przekazaniem do podmiotów w USA tokenu urządzenia, danych technicznych Aplikacji oraz treści powiadomień (np. nazwa użytkownika przepustki, nazwa centralki, adres IP nieudanej próby logowania). Odbywa się to na podstawie mechanizmów zgodnych z RODO (standardowe klauzule umowne lub program Data Privacy Framework). Możesz wyłączyć powiadomienia push w ustawieniach Aplikacji — wtedy żadne treści nie są przekazywane.

6. Okres przechowywania

Dane konta i urządzeń — przez czas korzystania z usługi; po usunięciu konta lub urządzenia dane są usuwane, z wyjątkiem tych, które musimy zachować na podstawie przepisów.
Rejestr zdarzeń (logi wejść) — zależnie od pakietu: 15 dni (bez pakietu), 45 dni (Silver), 90 dni (Gold i Indywidualny); starsze wpisy są usuwane automatycznie. Po wygaśnięciu pakietu okres skraca się do 15 dni i starsze wpisy zostają usunięte.
Przepustki (karty, PIN-y) wyłączone po wygaśnięciu lub obniżeniu pakietu — przechowywane w stanie nieaktywnym 90 dni (z możliwością przywrócenia po odnowieniu pakietu), następnie usuwane; o zbliżającym się usunięciu informujemy e-mailem.
Nazwa i hasło sieci Wi-Fi przekazywane centralce — do 7 dni po potwierdzeniu odbioru przez centralkę, najpóźniej 30 dni.
Logi serwera (adresy IP, adresy e-mail przy logowaniu) — 90 dni.
Kopie zapasowe — kopie dzienne 30 dni, kopie tygodniowe 90 dni; po ewentualnym odtworzeniu z kopii wcześniejsze żądania usunięcia są stosowane ponownie.
Rejestr żądań usunięcia konta — wyłącznie skrót (hash) adresu e-mail, bez terminu; służy ponownemu zastosowaniu usunięcia po odtworzeniu kopii zapasowej i nie pozwala odtworzyć adresu.
Kody jednorazowe (weryfikacja e-mail, reset hasła, usunięcie konta) — 15 minut; zaproszenia — ważne 48 godzin, rekord z adresem e-mail osoby zapraszanej usuwany po 30 dniach.
Dostęp serwisowy — wygasa automatycznie po 48 godzinach od zaproszenia; raporty diagnostyczne Urządzenia — 30 dni.
Dane niezbędne do obowiązków prawnych (np. rozliczenia) — przez okres wymagany przepisami.

7. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych masz prawo do:

dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii,
sprostowania (poprawienia) danych,
usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"),
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie,
cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem),
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Eksport i usunięcie danych są dostępne bezpośrednio w Aplikacji (Ustawienia → Konto): eksport pobiera komplet danych Konta w formacie JSON, a usunięcie Konta jest dwuetapowe (potwierdzenie kodem e-mail), nieodwracalne i powoduje usunięcie wszystkich danych Konta, przywrócenie ustawień fabrycznych powiązanych centralek oraz odebranie dostępu współadministratorom. W pozostałych sprawach napisz na node@ctrlable.pl. Jeżeli jesteś użytkownikiem przepustki (kartą/PIN-em) na cudzym obiekcie, administratorem Twoich danych jest właściciel tego obiektu — skierujemy Cię do niego.

8. Pliki cookies i strona internetowa

Strona ctrlable.pl jest statyczna i nie stosuje własnych plików cookies do celów marketingowych ani profilujących. Strona ładuje czcionki z usługi Google Fonts, co może wiązać się z przekazaniem adresu IP do Google w celu dostarczenia plików czcionek. Aplikacja mobilna nie używa cookies przeglądarkowych; do działania wykorzystuje lokalną pamięć urządzenia (m.in. do zapamiętania sesji logowania). Strona akceptacji zaproszeń pod adresem node.ctrlable.pl również nie używa cookies ani skryptów śledzących.

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym: przechowywanie haseł i PIN-ów wyłącznie w postaci skrótów kryptograficznych (bcrypt), uwierzytelnianie tokenami, ograniczanie liczby prób logowania oraz szyfrowanie połączenia aplikacji z serwerem (HTTPS/TLS). Dbamy o to, aby dostęp do danych miały wyłącznie osoby i systemy, które go potrzebują. Ponadto: każda centralka uwierzytelnia się indywidualnym kluczem urządzenia (na serwerze przechowywany jest tylko jego skrót), aktualizacje oprogramowania centralek są podpisane cyfrowo i weryfikowane przed instalacją, token sesji w Aplikacji jest przechowywany w bezpiecznym magazynie systemu (Keychain / Keystore), sieć konfiguracyjna centralki jest zabezpieczona WPA2 z losowym hasłem, a zmiana lub reset hasła unieważnia wszystkie aktywne sesje.

10. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana, np. w związku ze zmianą przepisów lub zakresu usługi. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, z datą ostatniej aktualizacji na górze dokumentu. W razie istotnych zmian poinformujemy o nich w aplikacji lub e-mailem.

Zobacz także: Regulamin serwisu →